全国募集を前提とした新学科立ち上げで、従来の情報管理では限界が顕在化

京都芸術大学附属高等学校は、芸術を「技能」ではなく思考の基盤（OS）として捉える教育方針のもと、探究的な学びを重視する通信制高校です。進路決定率93.3％（2024年度実績）という高い水準を維持しています。

2025年春には、全国の中学生を対象としたオンライン型新学科「じぶんみらい科」を開設しました。従来の生徒募集は関西圏を中心としており、Excelによる情報管理と一斉メール配信を中心に運用していましたが、全国規模での募集では、資料請求、説明会参加、イベント申込といった接点を継続的に把握し、検討状況に応じて情報を届ける仕組みが必要になっていました。

また、教育機関では、資料請求を行うのは保護者、イベント申込を行うのは生徒本人というケースが多く、顧客データが分断されやすい構造があります。こうした背景から、同法人の大学部門におけるHubSpot活用実績も踏まえ、顧客情報を一元管理するHubSpot CRMの導入を決定しました。

保護者と生徒を1世帯として捉えるデータ設計を構築

京都芸術大学附属高等学校では、HubSpot CRMの導入にあたり、入学広報の情報基盤を再設計しました。ライフサイクルステージの設計、プロパティ定義、フォーム整備、ワークフロー構築、レポート設計までを整理し、資料請求から入学検討までのプロセスをデータで把握できる仕組みを整えています。

今回の事例で特徴的なのは、保護者と生徒を一つの世帯として管理するデータ設計です。教育機関の募集活動では、資料請求は保護者、説明会申込は生徒本人というケースが多く、CRM上では別人物として登録されてしまう可能性があります。そこで、姓名、生年月日、電話番号、居住地などの属性情報をもとに照合条件を設計し、一定条件を満たした場合に親子関係として紐付ける仕組みを構築しました。あわせて、フォーム設計も見直し、親子関係を自然に接続しやすい入力導線を整備しています。

HubSpot導入後に整備された主な運用基盤

HubSpot導入後、以下のような運用基盤が整備されました。

• 世帯単位での検討状況の把握
  保護者と生徒のデータを紐付けることで、資料請求、説明会参加、イベント申込などの接点を分断せずに把握可能に
• ナーチャリング運用の仕組み化
  ワークフローを活用し、資料請求後から説明会参加、入学検討まで段階的に関係性を深める運用を実施
• 施策改善の共通基盤を整備
  Excel中心の管理から、CRM上の共通データをもとに施策の振り返りや改善を進められる状態へ移行
• 募集エリア拡大への対応
  説明会参加者の地域分布にも変化が見られ、京都周辺だけでなく関西圏および他府県からの参加も増加

Webサイト流入および新規コンタクト獲得も継続的に伸長しており、新設学科の認知拡大にもつながっています。

データの可視化にとどまらず、今後はAI活用による改善高度化も視野に

京都芸術大学附属高等学校では、蓄積された顧客データをもとに、今後AIを活用した入学広報の高度化も検討しています。メール配信の最適化やコンテンツ改善、ユーザー行動にもとづくセグメンテーションなど、AIによる分析や示唆を運用改善に活用していくことで、入学検討者一人ひとりに合わせた情報提供の実現を目指しています。

AIは単なる効率化の手段ではなく、ユーザーにとって適切な情報を適切なタイミングで届けるための仕組みとして活用していく方針です。

教育機関においても、CRMは導入ではなく運用設計まで含めて初めて機能する

今回の取り組みは、企業のマーケティング領域で活用されてきたCRMの考え方を、教育機関の入学広報に適用した事例です。資料請求、説明会参加、イベント申込といった複数の接点データを統合し、検討状況に応じて情報を届けることで、入学検討プロセスの可視化と改善が可能になります。

100では、HubSpot導入支援そのものを価値とは捉えていません。現場で使われる仕組みとして定着するか、運用まで含めて設計できるかを重視しています。本事例でも、教育機関特有の親子関係や入学検討プロセスを踏まえ、継続運用を前提とした情報設計を行いました。

導入事例の全文は、株式会社100のWebサイトよりご覧いただけます。

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