課題・背景

資料請求数を増やすため、複数の比較サイトに登録してリードを獲得している。資料請求者の情報は、各サイトの管理画面からCSV形式でダウンロードし、手入力でHubSpotに登録をしていた。資料請求者が増えてきて、手入力では人手がかかるのと入力ミスも発生していたので、HubSpotへの取り込みを自動化して業務効率化を図った。

連携システム構築のステップ

1. プロパティーの精査と登録

• 比較サイトで取得するデータとHubSpotのプロパティーをマッピング
• HubSpotに存在しない項目は、新規カスタムプロパティーを作成
• 項目が一致しても、選択肢の表記が異なる場合（性別で男性と男など）やデータ型が異なる場合（ラジオボタンとプルダウンなど）は、後のデータ修正の段階で調整

複数の比較サイトから取り込む場合、各サイトで項目名が異なる場合があるので確認をしておく。（姓名と氏名、会社名と企業名など）

2. RPAの登録

• RPAで手順を登録
  • 比較サイトの管理画面へのログインからCSV形式でダウンロード
  • ダウンロードしたデータは、クラウドサーバーにアップロード

3. フォーマット修正・データ成形

• 外部サービスにAPI接続し、氏名や住所などのフォーマットを修正
  
  • サイトによって、姓名が1つの項目（プロパティー）になっていた
  • 住所の区切りがHubSpotの「都道府県・市区町村・番地」とは異なっていた
  • 郵便番号や電話番号のフォーマットも統一

4. HubSpotへの取り込み

• 整形されたデータの項目とHubSpotプロパティーをマッピング
• 毎時データをHubSpotに取り込むように設定

結果：無駄な作業がなくなり、リードとの対話時間が増えた

• 入力にかかる人件費が減っただけではなく、資料請求から1時間でHubSpotにデータが取り込まれるため、リードとコミュニケーションをスタートするタイミングが早まった
• 正確なデータが取り込まれるようになり、確認作業にかかる時間も軽減された
• 比較サイトの情報も一緒に取り込むことで、どの比較サイトからの問い合わせが多いか、また顧客化しているかをレポートで確認できるようになった